一、企業(yè)簡介
武漢東本儲運(yùn)有限公司是由中國東風(fēng)汽車工業(yè)進(jìn)出口有限公司,日本株式會社本田運(yùn)輸有限公司,本田技研(中國)投資有限公司及上海神越實(shí)業(yè)有限公司共同組建的一家專業(yè)第三方汽車物流公司,主要為東風(fēng)本田汽車有限公司提供全程物流服務(wù),業(yè)務(wù)范圍涵蓋汽車制造整個供應(yīng)鏈,管理各類運(yùn)輸車輛4000輛,2012-2015年公司連續(xù)4年實(shí)現(xiàn)銷售額超過10億元。
公司主要業(yè)務(wù)包括入廠物流、廠內(nèi)物流、整車物流和備件物流,此外還承接容器返還業(yè)務(wù)。自成立之初,公司就不斷加大在信息化方面的投入,截止2015年底,公司累計完成了數(shù)千萬元的信息化投入,信息化管理涵蓋公司95%以上的業(yè)務(wù),并取得了豐碩的成果。2012年 7月,公司被中國物流與采購聯(lián)合會評為“AAAA物流企業(yè)”;2015年公司連續(xù)第9年獲得“汽車物流創(chuàng)新獎”;2012年至2015年,申報項目2次被評選為“科技進(jìn)步獎二等獎”,2次被評選為“科技進(jìn)步獎三等獎”。2012-2015年公司連續(xù)四年被評選為“ 湖北省物流企業(yè)30強(qiáng)”。2015年4月,被武漢市人民政府辦公廳評選為“武漢市首批服務(wù)業(yè)重點(diǎn)行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)”。
二、實(shí)施信息化之前存在的主要問題
物流企業(yè)的一切活動最終體現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)活動,按照現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)管理的理論,所有經(jīng)濟(jì)活動必然要求進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算、成本計算、費(fèi)用控制和經(jīng)濟(jì)效益業(yè)績考核。由于企業(yè)的物流活動包括運(yùn)輸、儲存、裝卸、搬運(yùn)、包裝、流通加工、配送和信息處理等多個環(huán)節(jié),決定了物流企業(yè)會計核算分為多個環(huán)節(jié):運(yùn)輸環(huán)節(jié)核算、儲存環(huán)節(jié)核算、裝卸搬運(yùn)環(huán)節(jié)核算、包裝環(huán)節(jié)核算、流通加工環(huán)節(jié)核算和配送環(huán)節(jié)核算。核算工作是業(yè)務(wù)結(jié)算的前置環(huán)節(jié)。
東本儲運(yùn)作為專業(yè)的第三方汽車物流企業(yè),根據(jù)主營業(yè)務(wù)劃分的各個板塊,將主營業(yè)務(wù)成本分為運(yùn)輸成本、倉儲成本、勞務(wù)成本三大塊,其中運(yùn)輸成本包括零部件調(diào)達(dá)運(yùn)輸、零部件配送運(yùn)輸、整車運(yùn)輸、備件運(yùn)輸。業(yè)務(wù)結(jié)算工作直接與公司運(yùn)營成本掛鉤,至關(guān)重要。在東本儲運(yùn)未實(shí)施自動化結(jié)算管理之前,存在的問題如下:
(1)業(yè)務(wù)成本核算工作量大
運(yùn)輸實(shí)績和運(yùn)輸成本的核算是整個成本核算中工作量最大最復(fù)雜的一項工作。早期,在東本儲運(yùn)信息系統(tǒng)覆蓋面不廣,系統(tǒng)功能不夠完善時,各個板塊的運(yùn)輸任務(wù)核對工作完全依靠人工:業(yè)務(wù)部門安排專人匯總運(yùn)輸量,承運(yùn)商郵件確認(rèn),業(yè)務(wù)部門根據(jù)價格核算成本,財務(wù)部門再次核算成本,錄入財務(wù)系統(tǒng)生成結(jié)算憑證。根據(jù)歷史統(tǒng)計,零部件調(diào)達(dá)運(yùn)輸約25000次/月,零部件中轉(zhuǎn)運(yùn)輸趟次約27000次/月,僅靠人工核對,耗時耗力,且存在核對錯誤風(fēng)險。
(2)業(yè)務(wù)成本結(jié)算效率低
運(yùn)輸實(shí)績需要承運(yùn)商多次郵件往返確認(rèn)無誤,運(yùn)輸成本核算需要財務(wù)部門再次確認(rèn),生成結(jié)算憑證需要人工導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng),這一系列工作一般都在月底或月初才展開,工作量堆積且人工操作,使得結(jié)算效率非常低。
(3)存在管理漏洞
運(yùn)輸實(shí)績核對、運(yùn)輸費(fèi)用核算、承運(yùn)商確認(rèn)、財務(wù)校驗(yàn),這一系列工作都由人工完成。其中最基礎(chǔ)的運(yùn)輸實(shí)績核對工作是整個運(yùn)輸成本核算的基礎(chǔ),直接與資金流出掛鉤,至關(guān)重要,而人工核對很可能存在故意造假或無意錯誤,這樣的管理漏洞是企業(yè)自身必須要嚴(yán)加控制和防范的。
(4)信息流通不暢
結(jié)算信息在東本儲運(yùn)與承運(yùn)商之間,業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間,均通過郵件和電話形式傳遞,信息流通不暢,傳達(dá)效率極低。且各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間信息完全獨(dú)立,使得財務(wù)數(shù)據(jù)缺少業(yè)務(wù)實(shí)績的支撐,對財務(wù)和業(yè)務(wù)工作均非常不利。
三、信息化實(shí)施中遇到的主要困難與解決措施以及信息化建設(shè)的組織、推進(jìn)和深入
(一)信息化實(shí)施中遇到的主要困難與解決措施
(1)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)算功能整合困難
零部件調(diào)達(dá)運(yùn)輸、零部件配送運(yùn)輸、整車運(yùn)輸、備件運(yùn)輸是運(yùn)輸業(yè)務(wù)結(jié)算的主要內(nèi)容,作為不同的物流板塊,其計費(fèi)方式各不相同,有按運(yùn)輸趟次、臺班、路線+單件(商品車)、人工、訂單行數(shù)、包裝件數(shù)等各種計費(fèi)單位,甚至部分業(yè)務(wù)僅以計劃號為單位進(jìn)行計費(fèi)。各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)需整合一致,確保財務(wù)系統(tǒng)以相同方式接收到數(shù)據(jù),而業(yè)務(wù)結(jié)算的整合,涉及到合同簽訂方式、業(yè)務(wù)管理模式等多方面整合,以及和多家承運(yùn)商的協(xié)調(diào),整合過程較長,且困難較多。
(2)財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)算數(shù)據(jù)自動傳遞
各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)有區(qū)別,數(shù)據(jù)庫平臺均不同,各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)在統(tǒng)一結(jié)算數(shù)據(jù)傳遞的格式后,需要實(shí)現(xiàn)自動化傳遞,完全依靠對財務(wù)系統(tǒng)功能二次開發(fā)是很有難度的,對此我司考慮外購成熟中間件產(chǎn)品,并通過適當(dāng)配置來實(shí)現(xiàn)。
(二)信息化實(shí)施步驟
項目建設(shè)劃分為四個階段:
(1)第一階段:2014年1月,項目需求調(diào)研及立項,為期1個月。
(2)第二階段:2014年2月-2015年4月,業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)整合和業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能調(diào)整,財務(wù)系統(tǒng)功能調(diào)整,需求細(xì)化及確認(rèn),業(yè)務(wù)流程設(shè)計,系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計,系統(tǒng)流程設(shè)計及確認(rèn),這項工作難度較大,跨度較長,為期14個月。
(3)第三階段:2015年4月-5月,中間件配置和測試,為期2個月。
(4)第四階段:2015年6月-7月,系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、用戶測試、用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)試運(yùn)行環(huán)境部署,為期2個月。
(5)第五階段:2015年8月-12月,系統(tǒng)試運(yùn)行,為期4個月。
整個項目建設(shè)期限為23個月,按項目推進(jìn)計劃,分期建設(shè),逐步到位。
(三)功能簡介
自動化結(jié)算管理,以實(shí)現(xiàn)四大業(yè)務(wù)領(lǐng)域運(yùn)輸和倉儲成本自動結(jié)算為目標(biāo),通過引入中間件實(shí)現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與四大業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動傳輸,并從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中可查看結(jié)算結(jié)果,跟蹤結(jié)算異常,為準(zhǔn)確高效核算財務(wù)成本提供了業(yè)務(wù)信息支撐。系統(tǒng)的功能架構(gòu)如下圖所示。
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其中ILMS(入廠物流)、PLMS(廠內(nèi)物流)、SLMS(整車物流)、ASLMS(備件物流)、財務(wù)系統(tǒng)為五個各自獨(dú)立、分布運(yùn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng),ILMS、PLMS、SLMS和ASLMS為關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng),需實(shí)時提供共享數(shù)據(jù)給財務(wù)系統(tǒng),財務(wù)系統(tǒng)需將接受共享數(shù)據(jù)并將處理結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng)。系統(tǒng)之間彼此獨(dú)立,形成信息孤島,無法實(shí)現(xiàn)信息交換和共享。
傳統(tǒng)的點(diǎn)對點(diǎn)集成應(yīng)用模式,是在已有系統(tǒng)之間建立點(diǎn)對點(diǎn)連接。這種方案由于每兩個節(jié)點(diǎn)之間都要有連接,隨著應(yīng)用的增加,連接數(shù)量成倍增長,導(dǎo)致集成的工作量龐大,維護(hù)代價昂貴,網(wǎng)絡(luò)負(fù)載隨之增大,錯誤率也隨之增加,更重要的是,節(jié)點(diǎn)間缺乏必要的協(xié)同能力,也不利于整個應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)充。
東本儲運(yùn)引入基于SOA(Service Oriented Architecture,縮寫SOA)架構(gòu)的應(yīng)用集成模式,即面向服務(wù)的體系架構(gòu),在完成服務(wù)的接入,服務(wù)間的通信和交互基礎(chǔ)上,還提供安全性、可靠性、高性能的服務(wù)能力保障,消除應(yīng)用系統(tǒng)點(diǎn)對點(diǎn)集成瓶頸,降低集成開發(fā)難度,提高復(fù)用,增進(jìn)系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行效率,便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)靈活重構(gòu),快速適應(yīng)業(yè)務(wù)及流程變化需要。
詳細(xì)功能介紹略。
四、信息化主要效益分析與評估
(一)信息化實(shí)施前后的效益指標(biāo)對比分析
(1)運(yùn)輸實(shí)績核對效率提高
在推進(jìn)自動化結(jié)算過程中,ILMS入廠物流系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對運(yùn)輸任務(wù)運(yùn)單化管理,通過PDA掃描記錄運(yùn)輸實(shí)績,并根據(jù)結(jié)算周期自動生成月度報表,減少人工干預(yù)。業(yè)務(wù)核對人員只需要處理個別異常情況,核對時間從24H/月降低到5H/月,核對效率大大提高。
(2)承運(yùn)商確認(rèn)效率提高
系統(tǒng)導(dǎo)入前,業(yè)務(wù)部門通過郵件和電話形式與承運(yùn)商確認(rèn)每月運(yùn)輸實(shí)績和費(fèi)用;導(dǎo)入后,承運(yùn)商能隨時登錄系統(tǒng)查看運(yùn)輸實(shí)績進(jìn)行每日核對,減少核對工作量積壓,提高了確認(rèn)效率。
(3)財務(wù)核算成本效率提高
系統(tǒng)導(dǎo)入前,財務(wù)核算員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提出的結(jié)算申請,查看電子版業(yè)務(wù)明細(xì),過程復(fù)雜耗時;導(dǎo)入后,通過在系統(tǒng)自動生成結(jié)算憑證后,可在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中查看業(yè)務(wù)明細(xì),快捷方便,且數(shù)據(jù)均已經(jīng)過審核確認(rèn),效率大大提高。
(4)結(jié)算準(zhǔn)確度提高
系統(tǒng)導(dǎo)入前,運(yùn)輸實(shí)績核對、運(yùn)輸費(fèi)用計算、承運(yùn)商確認(rèn)和財務(wù)核算均由人工完成,難免存在人工失誤;導(dǎo)入后,價格審核、費(fèi)用核算、憑證生成均由系統(tǒng)自動完成,結(jié)算準(zhǔn)確度大大提高。
(5)縮短開發(fā)周期
中間件技術(shù)引入,消除應(yīng)用系統(tǒng)點(diǎn)對點(diǎn)集成瓶頸,應(yīng)用開發(fā)工作量極少,實(shí)現(xiàn)難度大大降低,開發(fā)周期隨之大幅縮短。
(二)信息化實(shí)施對企業(yè)業(yè)務(wù)流程改造與競爭模式的影響
自動化結(jié)算系統(tǒng)的實(shí)施給企業(yè)運(yùn)作帶來了巨大影響:
(1)業(yè)務(wù)整合度高
在推行自動化結(jié)算過程中,各個業(yè)務(wù)板塊花費(fèi)較大精力進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理,互相借鑒,取長補(bǔ)短,無論是業(yè)務(wù)管理模式還是財務(wù)結(jié)算模式,都得到整合并大體趨于一致,確保自動傳遞給財務(wù)系統(tǒng)結(jié)算的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度和可信度。業(yè)務(wù)整合度高為系統(tǒng)功能完善提供了切實(shí)可行基礎(chǔ),也提高了業(yè)務(wù)部門管理效率和管理水平。
(2)信息化水平高
在公司不斷推行信息化的過程中,不僅是業(yè)務(wù)管理模式得到高度整合,信息化觸角也逐漸滲透到財務(wù)管理與業(yè)務(wù)的融合。自動化結(jié)算功能,能高效傳遞業(yè)務(wù)實(shí)績信息、承運(yùn)商確認(rèn)信息、各級審批信息、結(jié)算明細(xì)和憑證信息,提高了信息傳遞效率,公司整體信息化水平更高。
(三)信息化實(shí)施對提高企業(yè)核心競爭力作用
東本儲運(yùn)通過實(shí)施自動化結(jié)算管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)結(jié)算數(shù)據(jù)的無縫連接。系統(tǒng)導(dǎo)入后,財務(wù)核算有更完整更集中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支撐,業(yè)務(wù)系統(tǒng)能第一時間獲取財務(wù)結(jié)算信息,大大提高了數(shù)據(jù)傳遞效率,提升了信息共享度,更贏得了下游承運(yùn)商公司的長久信賴,穩(wěn)定了合作關(guān)系。
五、信息化過程中的主要體會、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)
我司已在業(yè)務(wù)領(lǐng)域建立入廠物流管理系統(tǒng)、廠內(nèi)物流管理系統(tǒng)、容器管理系統(tǒng)、備件物流管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)。隨著財務(wù)系統(tǒng)的升級完善,成功實(shí)施了自動化結(jié)算管理?;仡欁詣踊Y(jié)算管理功能的建設(shè)過程,主要的經(jīng)驗(yàn)體會有以下幾點(diǎn):
(1)信息化建設(shè)的過程有其內(nèi)在的先后順序
自動化結(jié)算得以成功實(shí)施,很大程度上依賴于各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)整合和結(jié)算流程梳理,特別是零部件運(yùn)輸領(lǐng)域不同承運(yùn)商不同線路結(jié)算方式的統(tǒng)一,武漢地區(qū)與遠(yuǎn)方地區(qū)的運(yùn)輸任務(wù)分配方式的統(tǒng)一等。只有在業(yè)務(wù)高度整合的基礎(chǔ)上,才能順利過渡到自動化結(jié)算。信息化建設(shè)過程常常分為不同階段和環(huán)節(jié),不同階段和環(huán)節(jié)之間既相輔相成,又相對獨(dú)立,需要進(jìn)行完備的信息化建設(shè)規(guī)劃,確定先后順序,并按步實(shí)施,才能確保最終目標(biāo)達(dá)成。
(2)創(chuàng)新思維攻克技術(shù)難題
實(shí)現(xiàn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)向財務(wù)系統(tǒng)自動傳遞結(jié)算數(shù)據(jù),是自動化結(jié)算功能實(shí)現(xiàn)的一個技術(shù)難點(diǎn)。最初,擬通過開發(fā)系統(tǒng)接口來實(shí)現(xiàn)。但接口開發(fā)是點(diǎn)對點(diǎn)的,開發(fā)成本高,耗時長,且柔性差。對此,經(jīng)過大量資料查閱以及技術(shù)咨詢,確定可以通過購買成熟的中間件產(chǎn)品,并進(jìn)行個性化配置,實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)不同平臺間數(shù)據(jù)共享。中間件技術(shù),采用統(tǒng)一的技術(shù)框架實(shí)現(xiàn)了各孤立系統(tǒng)及業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)間的集成,不僅解決了自動化結(jié)算項目中的問題,并為未來集成新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了良好的體系結(jié)構(gòu)。
六、項目的應(yīng)用推廣意義
財務(wù)成本核算作為一個企業(yè)的核心,成本核算信息的收集工作、成本核算過程的準(zhǔn)確性和及時性顯得尤為重要。我司實(shí)施的自動化結(jié)算管理,能通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),傳遞業(yè)務(wù)結(jié)算信息(運(yùn)輸成本和倉儲成本),自動生成結(jié)算憑證及時結(jié)算,且業(yè)務(wù)明細(xì)均能在系統(tǒng)中完成審批,做到有據(jù)可查,為財務(wù)結(jié)算提供完備的數(shù)據(jù)支撐。該功能已在東本儲運(yùn)得到有效的應(yīng)用實(shí)踐,對同性質(zhì)企業(yè)及同類型應(yīng)用場景具有借鑒意義和推廣價值。
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