在經(jīng)濟增長放緩的大環(huán)境下，企業(yè)從重開源轉(zhuǎn)向重節(jié)流是一個自然的選擇。中國物流與采購聯(lián)合會的研究表明，企業(yè)采購總支出占銷售收入的比例為55%，因此采購順理成章成為“節(jié)流”行動當中最受人關注的一個領域。
如何通過管理、制度、技術等方面的不斷創(chuàng)新，對采購管理進行優(yōu)化，這始終是擺在該集團面前的一個重要課題。該集團一直非常重視物資采購管理的創(chuàng)新，多年來取得了一系列顯著的成果，例如公司的《發(fā)電企業(yè)物資超市的創(chuàng)新構(gòu)建》、《電力物資網(wǎng)上商城的構(gòu)建與實踐》和《三級物資供應保障體系構(gòu)建與實踐》分別于2010、2011和2012年獲得全國電力行業(yè)企業(yè)管理創(chuàng)新成果一等獎。
自國資委2012年開展央企管理提升活動以來，該集團積極對標國內(nèi)外的先進企業(yè)，以深化三級物資供應保障體系為主線，不斷強化物資集約經(jīng)營，著力構(gòu)建體現(xiàn)區(qū)域配送特色的、標準化的物資全委托代管模式和全委托集中采購模式，在華中、山東、東北、華北等區(qū)域全面推廣實施，取得了良好的效果。
2013年初，該集團決定再次在技術上投入更大的精力，啟動了電子招投標系統(tǒng)平臺建設，作為落實該集團針對物資物流產(chǎn)業(yè)的工作要求，繼續(xù)提升物資集約化管理水平和降本增效的重要舉措。2013年10月31日，企業(yè)電子招投標交易和管理平臺按期順利上線。平臺的建成進一步促進了公開、公平、公正和誠實信用的招標投標秩序，為集團采購管理的持續(xù)提升進一步鞏固了基礎。
該電力集團下屬有一個專業(yè)性的物資公司，物資公司承擔著集團物資采購管理的重要職能。物資公司創(chuàng)辦于2003年，目前經(jīng)營范圍涉及物資集采配送、招標服務、國際經(jīng)貿(mào)、設備監(jiān)理、聯(lián)合儲備、設備制造、電子商務等業(yè)務，連續(xù)兩年入選“中國物流企業(yè)50強”。得益于集團的持續(xù)快速發(fā)展和物資經(jīng)營管理的集中度提升，物資公司的規(guī)模增長迅速，2010年營業(yè)收入僅為46.34億元，而到2012年已經(jīng)增至147.68億元。
物資公司下設一專業(yè)招標代理機構(gòu)——A招標有限公司（以下簡稱“A公司”）。A公司具備工程建設項目招標代理機構(gòu)甲級、機電產(chǎn)品國際招標機構(gòu)乙級和中央投資項目招標代理機構(gòu)乙級等一系列專業(yè)資質(zhì)，是中國招標投標協(xié)會“誠信創(chuàng)優(yōu)”5A級先進單位。
一、開展制度創(chuàng)新，通過集采配送降低采購成本、提升整體效益
2003年初，隨著電力體制改革的推進，各類投資主體紛紛轉(zhuǎn)向電源建設領域，電力項目開工規(guī)模迅速增長，電廠所需設備短時間內(nèi)大量集中，供需矛盾異常突出，成為影響工程建設進度的主要制約因素。例如，主蒸汽、再熱熱段、再熱冷段和高壓給水這四大管道主要依靠進口，同時管道和管件等設備的規(guī)格各不相同，過去的慣例是按單個項目招標采購，金額較小，制造廠家不愿接受。
針對這一情況，該集團進行了認真研究和分析，決定對16臺600MW機組的主汽和再熱熱段管道等進行打捆，通過招標進行采購，以期降低采購價格，同時保證同類型機組間的管道可以便利調(diào)劑。這樣一來，該項目吸引了管理制造領域幾乎所有企業(yè)，最終采購價格與同期類似項目相比，主汽和再熱熱段管道平均優(yōu)惠幅度達到35.3%，管件平均優(yōu)惠幅度達到25%，充分展現(xiàn)了打捆招標和集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，供應周期也順利得到滿足。隨后，該集團組織了深入的研究，并且發(fā)文明確由物資公司開展四大管道、管件以及國產(chǎn)通用物資等13項物資的集中采購、打捆招標和配送工作，以制度化的方式對前述經(jīng)驗予以固化和推廣。
為達到“物資資源配置最優(yōu)、物資采購成本最低”的工作目標，物資公司針對集團設備物資高消耗、采購規(guī)模大、需求類型穩(wěn)定、可預見性強等特點，于2004年開始對基建物資和生產(chǎn)物資進行集中采購。對這些通用物資實行的采購原則是“同等條件下價格優(yōu)先”，以選取性價比最優(yōu)的產(chǎn)品為最終目的，力求實現(xiàn)“公平、公正、科學、嚴謹”。
集團為了既發(fā)揮集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，又保證生產(chǎn)一線的需求得到及時滿足，逐步建立起三級物資供應保障體系：物資公司本部及在京專業(yè)公司為第一級、區(qū)域物資配送中心（公司）為第二級，基層電廠物資管理部門為第三級。區(qū)域物資配送中心（公司）負責開展區(qū)域物資集中采購、倉儲、配送和區(qū)域物流體系建設，代表物資公司在區(qū)域行使物資管理職能，對物資供應保障發(fā)揮著十分重要的承上啟下的樞紐和橋梁作用。目前，物資公司組建的區(qū)域配送中心（公司）覆蓋了該集團旗下的南方、華中、華東、山東、川渝、西北、華北、東北、內(nèi)蒙古和大渡河等公司。
隨著集中采購工作的不斷深入和三級物資供應保障體系的建立，再加上程序嚴格、運作規(guī)范的物流配送，大幅提升了采購工作的專業(yè)化水平，保障了集團工程建設和生產(chǎn)經(jīng)營的物資需求，物資公司的經(jīng)營效益也在不斷提升。通過集中招標采購，通用物資價格與單個項目采購相比平均降低約15%，其中四大管道和進口物資降低約20%；進口變送器采購價格平均降低30%，汽機旁路平均降低22%，柴油發(fā)電機平均降低12%，各配送中心（公司）開展集采配送業(yè)務后，配送價格較市場價格下降10%～30%不等，降本增效成效明顯。
集團還將加快推進在基層電廠建立物資超市的工作，依托區(qū)域物資配送中心，采取賒銷代儲等方式，努力實現(xiàn)基層電廠通用性物資的“零庫存”。所謂網(wǎng)上超市，指的是通過公開招標采購，實行供應商準入制度，與所有中標供應商簽訂代存代售協(xié)議書，物資先進貨上架，待用料部門領用并使用合格后才與供應商結(jié)算付款。資金結(jié)算僅限于領用后的物資，并且分批定期進行，未結(jié)算的物資仍歸供應商所有，可隨時退換貨。目前，該集團已運營電廠物資超市60余家，經(jīng)營種類包括標準件、工機具、軸承、辦公用品等20多類4000個品種。據(jù)不完全統(tǒng)計，2008年至2013年間，物資超市累計為企業(yè)減少流動資金占用21億元。
二、規(guī)范招標程序，樹立誠信品牌，有效降低工程造價
物資實行集中采購之后，單次交易的金額通常都比較大，因此只要具備招標條件的，基本都采用招標的方式進行。2009年9月，為進一步加強招標管理工作，該集團成立了招標中心，這對開展集中招標采購工作起到了極大的推動作用。自此，該集團通用物資的集中采購招標工作，由集團招標中心統(tǒng)一管理，由物資公司實施集中采購和配送。截至2013年底，物資集中采購的范圍從最初的13項擴展到70余項。
該集團的招標工作實施“四個統(tǒng)一”管理。一是統(tǒng)一計劃，所有招標活動均納入統(tǒng)一的招標計劃，未列入計劃項目一律不得招標。二是統(tǒng)一流程，明確統(tǒng)一的招標文件編審、公告發(fā)布、開標、評標、定標等管理流程。三是統(tǒng)一標準，所有的招標活動執(zhí)行統(tǒng)一的招標文件范本。四是統(tǒng)一平臺，所有招標項目原則上都委托給A公司。
面對電力行業(yè)基建項目減少、招標業(yè)務量萎縮的不利局面，物資公司不等不靠，迎難而上，在做好傳統(tǒng)火電項目基礎上，重點關注水電、風電、太陽能、核電、天然氣等新能源項目建設，大力開拓民用建筑、運輸、礦業(yè)等相關產(chǎn)業(yè)項目，確保招標代理業(yè)務覆蓋面和市場份額不斷擴大。經(jīng)測算，集中打捆招標項目總體中標價格較概算下降約10%。
然而，集中采購難免受到基層單位明里暗里的排斥，這不完全是因為人們常說的“動了人家的奶酪”——我們必須承認，集中采購的確存在一些與生俱來的缺點。比方說，由于采購部門不靠近生產(chǎn)一線、采購人員對現(xiàn)場條件不太熟悉、審批的鏈條長，有時還為了刻意追求采購的集中度，在服務質(zhì)量、采購周期和反應速度等方面，難免無法滿足實際用戶的需要。
針對這些先天不足，近年來物資公司認真落實集團招標三級管理制度，把下屬的A公司作為服務窗口，不斷規(guī)范招標管理和操作流程，充實服務人員隊伍，加強專業(yè)技術培訓，完善專家?guī)旖ㄔO，并且實行招標項目前期咨詢、中期走訪、后期回訪的全流程跟蹤服務。公司還在各區(qū)域設立招標項目部，把服務延伸至建設一線，采取專人蹲點方式，在一線服務、協(xié)調(diào)和督促，通過真心實意的服務和優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的產(chǎn)品換取基層單位的信任和支持。
A公司先后完成包括集團在內(nèi)的5個電力公司的主機、輔機等100多個大型建設項目的招標代理業(yè)務、工程結(jié)算咨詢工作，業(yè)務范圍涉及火電、風電、水電、煤化工、太陽能、煤礦、瓦斯發(fā)電等多個領域，基本實現(xiàn)了這些電力公司系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務的全覆蓋。
三、搭建信息平臺，加快優(yōu)勢融合，提高采購工作效率
該集團對信息技術在采購領域的應用也一直非常重視，近年來物資公司更是堅持“以現(xiàn)代物流業(yè)為核心，以電子商務和信息化建設為手段”的工作思路，促進優(yōu)勢業(yè)務融合，積極發(fā)展電子商務，大力推行陽光采購，全面推進電子招投標系統(tǒng)平臺建設，取得了明顯的成效。
早在2004年，為確保集團三級物資供應保障體系的有效運作，物資公司啟動了對應的信息化建設工作。2005年開發(fā)完成物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了從電廠生產(chǎn)（管理）項目登記、預算、統(tǒng)計、物資需求計劃制定及審批、采購計劃平庫及審批、銷售訂單制定及審批、物資出入庫、物資臺賬、物資超市管理、物資配送中心與電廠業(yè)務的交互、招投標信息發(fā)布等信息化管理。2006年7月，物資商務網(wǎng)開通，2011年升級為中國電力商務網(wǎng)，為集團下屬的上百家電廠提供電子詢價采購等業(yè)務。
2012年，物資公司按照集團“大力發(fā)展電子商務，力爭所有物資采購必須通過電子平臺實現(xiàn)”的總體要求，以立足集團、服務集團為目的，高起點統(tǒng)一規(guī)劃電子招投標系統(tǒng)平臺建設方案，積極創(chuàng)新管理模式，不斷完善供應商和專家服務體系，全力推進招評標業(yè)務全過程網(wǎng)上進行。
2013年10月31日，全新的電子招投標系統(tǒng)如期正式上線運行。系統(tǒng)的建設從正式啟動到上線運行僅僅用時6個半月，創(chuàng)造了國內(nèi)企業(yè)建設全流程電子招投標系統(tǒng)的新紀錄。依托這個新平臺，物資公司把原來的招投標系統(tǒng)和電子采購系統(tǒng)當中的會員管理功能剝離出來，結(jié)合物資管理信息系統(tǒng)、財務信息系統(tǒng)、業(yè)務（合同）管控系統(tǒng)的供應商、電廠等用戶信息，建立統(tǒng)一的會員管理系統(tǒng)，進一步規(guī)范招標程序，降低招標成本，可以更好地為電廠、供應商提供服務。
四、項目分析
（一） 項目建設背景
2012年3月，國務院國資委在中央企業(yè)全面開展管理提升活動，采購管理是其中最重要的議題之一，并先后兩次召開專題會議推進集中采購和電子采購。2013年5月1日，《電子招標投標辦法》正式施行，國家開始大力推行電子招投標。該集團搶抓國家推進電子商務的有利時機，加快建設電子招投標平臺，積極推進招標采購電子化、標準化、精細化、統(tǒng)一化管理。結(jié)合該辦法，物資公司與國內(nèi)領先的電子招投標軟件供應商一起，加緊對電子招投標系統(tǒng)進行完善。
平臺建設于2013年年初啟動，經(jīng)過選定技術框架、需求調(diào)研分析、系統(tǒng)設計開發(fā)、整體測試等階段工作，于10月31日正式上線運行，實現(xiàn)了集團招投標業(yè)務由傳統(tǒng)模式向全流程電子化管理的順利轉(zhuǎn)型。
（二） 平臺建設過程
2010年開始，物資公司對國內(nèi)外電子招投標系統(tǒng)市場情況進行廣泛調(diào)研，結(jié)合集團招標管理制度，對招標投標業(yè)務進行全面梳理，制定招標代理業(yè)務工作標準、管理標準和技術標準，為平臺建設做了大量準備工作。在系統(tǒng)建設過程中，從人員隊伍建設、需求管理、質(zhì)量控制等方面加強軟件過程方法論指導，制定嚴格的流程控制。在需求調(diào)研階段，召集各相關業(yè)務單位反復溝通、討論和論證，形成嚴謹?shù)臉I(yè)務模型、規(guī)范的管理流程。系統(tǒng)開發(fā)完成后，于9月份開始組織了長達一個多月的高強度用戶測試，10月8日開始組織系統(tǒng)用戶培訓工作，建立完善的培訓機制、形成規(guī)范的培訓材料。同時，對電子招投標模式下的配套制度建設工作極為重視，共計完成6大類規(guī)章制度的梳理、編制，保障了系統(tǒng)上線后的正常運行和管理。
（三） 系統(tǒng)平臺功能與使用情況
在滿足國家《電子招標投標辦法》及附屬《技術規(guī)范》要求的基礎上，遵循集團招標管理規(guī)章制度及行政監(jiān)督管理要求，搭建全流程電子招投標平臺，實現(xiàn)了會員管理、招標方案、會議流量管理、投標邀請、網(wǎng)上發(fā)標、網(wǎng)上售標、網(wǎng)上投標、網(wǎng)上澄清、網(wǎng)上開標、網(wǎng)上評標、定標管理、保證金管理、專家?guī)旃芾?、費用管理、招標異常、行政監(jiān)督、電子歸檔、網(wǎng)上支付及短信通知等核心業(yè)務模塊，系統(tǒng)運行所必須的安全認證體系和開評審監(jiān)控等硬件和軟件環(huán)境，如圖1所示。
圖1 某電力集團電子招投標系統(tǒng)
系統(tǒng)于2013年10月31日上線之后，11月26日圓滿完成首批項目網(wǎng)上在線開標，各項功能達到實際應用要求。從2014年1月7日起，又先后有9批集中采購項目完成網(wǎng)上開標評標，其中有三批項目每次解密的投標文件超過100份，每批項目都在預設的45分鐘內(nèi)完成，這標志著該集團的招投標業(yè)務完全實現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向全流程電子化的轉(zhuǎn)變。用優(yōu)質(zhì)高效的網(wǎng)絡平臺為投標人提供標書購買、網(wǎng)上投標、在線開標、在線澄清等自助服務，可以進一步提高投標效率、節(jié)約投標成本。電子招投標平臺還能極大地提高招標公司的員工的工作效率，節(jié)省招標公司組織項目的直接成本，大幅提升招投標活動的透明度。
（四） 與原有采購信息系統(tǒng)的關系
電子招投標系統(tǒng)與原采購信息系統(tǒng)都是該集團物資采購的平臺。需要招標、詢比價采購的物資在電子招投標系統(tǒng)中進行招投標采購和詢比價采購，兩個系統(tǒng)之間不存在數(shù)據(jù)交換的關系，只是共享集團的供應商信息庫。電子招投標系統(tǒng)與集團招標管理信息系統(tǒng)之間具有接口，審批后的招標計劃通過招標管理信息系統(tǒng)進行公開招投標，在電子招投標系統(tǒng)完成招標后的招標結(jié)果再反饋到招標管理信息系統(tǒng)中。
（五） 電子招投標系統(tǒng)上線的意義
1.電子招投標系統(tǒng)實現(xiàn)了招標投標業(yè)務全流程的電子化。一是招標文件編制可自動套用模板，大大減輕了工作量。二是網(wǎng)上遠程即可參加開標，降低了投標的費用成本。三是系統(tǒng)可自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)的提取、關鍵參數(shù)的比對，讓評標工作更加容易。四是系統(tǒng)可如實記載并保存招標投標的各個環(huán)節(jié)，方便過程控制和資料查閱。五是系統(tǒng)支持資料的自動歸檔，效率大大提高，方便調(diào)閱。
2.招投標業(yè)務流程程序化，減少人為因素的干擾。一是系統(tǒng)遵循嚴格的流程控制和前后邏輯控制，杜絕傳統(tǒng)的流程不規(guī)范行為。二是系統(tǒng)具備完善的過程記錄、結(jié)果記錄，系統(tǒng)操作留痕、可追溯。三是管理部門可隨時、隨地在系統(tǒng)內(nèi)進行工作檢查，實時監(jiān)察、事后檢查一鍵完成。
3.作為基于《電子招標投標辦法》建設的電子招投標系統(tǒng)平臺，在業(yè)內(nèi)具有重要的示范性意義。該集團電子招投標平臺業(yè)務范圍覆蓋貨物、工程、服務全部招標類型，技術框架具備良好的通用性、開放性和可擴展性，底層設計支持多家招標代理機構(gòu)模式，可在滿足該集團招標管理及行政監(jiān)督基礎上，立足服務市場，根據(jù)其他企業(yè)的招投標管理需求，進行業(yè)務流程的靈活配置、二次開發(fā)，即可實現(xiàn)快速適應、短期見效，具有廣泛的推廣價值。
四、著眼長遠，開拓視野，依托電子招投標平臺探尋發(fā)展新方向
電子招投標平臺投運后提高了招投標各方工作效率，加強了對招標全過程的監(jiān)管力度，并將對物資公司的長遠發(fā)展起到積極的作用，未來我們還可以開展大量的完善和優(yōu)化工作。
該電力集團將繼續(xù)緊扣《電子招標投標辦法》及其技術規(guī)范的要求，繼續(xù)推進電子招投標平臺的建設，在業(yè)務范圍上覆蓋集團的全部招標類型，在進一步提升采購的集中度的同時，更好地服務于基層電廠的生產(chǎn)經(jīng)營需要，并且結(jié)合集團供應商管理辦法，搭建完善的供應商信息和關系管理平臺，形成供應商數(shù)據(jù)庫，更好地輔助招標采購管理。
在平臺規(guī)?；\行的基礎上，依托電子平臺資源，積累和挖掘大數(shù)據(jù)，最終建立“工程與設備價格數(shù)據(jù)庫”，逐步提升服務層次，開展采購支出分析，為集團的采購管理、投資決策提供依據(jù)，為招標人提供招投標領域的專業(yè)管理咨詢、價格咨詢工作，幫助招標人優(yōu)化招標采購管理體系，由程序性服務向?qū)I(yè)型服務、顧問式服務發(fā)展，成為客戶的采購管理顧問和成本管理專家。
該電力集團將堅持把提高招投標業(yè)務運營水平和實現(xiàn)管理創(chuàng)新作為電子招標平臺建設工作的出發(fā)點和落腳點，將平臺建設成為行業(yè)內(nèi)具有較高知名度和競爭力的專業(yè)門戶，在立足服務國電內(nèi)部業(yè)務的同時，以規(guī)范化管理、標準化服務、專業(yè)化經(jīng)營的品牌形象進一步拓展外部市場。
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